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ERP應用瓶頸 避免四大錯誤

      有一家企業在04年就上了ERP系統。經過近5年時間的磨合,ERP系統的效益已經逐漸顯現出來。在08年低,這家企業使用的ERP系統有了新的版本。企業管理人員就覺得應該對自己企業的ERP系統進行升級,以獲得更大的收益。在09年3月份,就開始對現有的ERP系統進行升級。結果事與愿違。到現在已經快過去7個月了,升級后的麻煩還沒有消除掉。雖然新版本的ERP系統提供了很多新的功能,但是這些功能對于企業來說基本上沒有多少的使用價值。而管理者卻硬要上這些功能。對于終端用戶來說這個新版本的功能就有點像雞肋的感覺。食之無味,棄之可惜。而且由于操作上也發生了比較大的變化,所以用戶在使用上也碰到了許多新的問題,有些錯誤甚至給企業造成了比較大的損失。現在這家企業是騎虎難下。經過5年的努力好不容易才讓ERP系統發揮了效益,現在又面臨著即將崩潰的命運。

  那么這家企業為什么會面臨如此難堪的境地呢?經過筆者的了解,其主要問題在于如下幾個方面。

  一、 系統升級不應重于形式。

  的確ERP系統經過版本的升級之后,會出現很多新的功能。但是這些新的功能企業是否用的著呢?或則說,這些新的功能所能夠帶來的價值,跟企業系統升級過程中所面臨的風險是否對稱呢?其實ERP系統升級跟操作系統升級非常的類似。很多看起來非常花哨的功能,在實際工作中很少用到。單從日常工作來說,Windows98已經可以滿足日常辦公的需要。所以沒有必要冒這么大的風險、花這么大的精力去追求那些看起來比較時髦、但是沒有實際作用的功能。

  這家企業就犯了這個錯誤。在升級之前,沒有認真評估新版本的功能對于企業是否有用,就冒然進行升級。在升級后才發現,新版本的功能并不能夠對企業帶來多大的價值。也就是說,過去幾個月在升級上所花的精力都浪費掉了,而且還帶來了一些不必要的風險。

  筆者認為,企業在升級之前,最好先了解新舊版本在功能上的差異,特別是要評估一下新版本的功能能否為企業帶來一定的利益。如果能夠在很大程度上改善企業現有的管理,或者說某項新功能剛好可以彌補當前的不足,那么就可以考慮升級。相反,如果新版本的新增功能對于企業來說,可用可不用的,那么就沒有必要對此進行升級。也就是說,筆者認為在升級的時候,要看中其實際可能帶來的價值。而不應該看重形式。

  二、 要評估新舊版本在操作上的差異。

  有些系統在升級之后,雖然其本質的內容沒有變化,但是在外觀界面和操作上會有很大的差異。這個差異可能導致用戶無所適從。拿一個簡單的操作系統的例子來說。XP操作系統與Vista操作系統,雖然同樣是微軟的產品,但是其在操作界面上有很大的變化。雖然微軟一向強調Vista的操作如何的直觀,但是仍然讓很多習慣XP系統操作的用戶,在Vista系統面前卻步。即使有了很多年XP操作系統使用經驗的用戶,仍然無法使用Vista操作系統。

  其實這種情況不僅在操作系統上可以碰到,在ERP系統升級的時候會遇到。有些ERP系在升級換代的時候,可能在功能上沒有多大的改善,但是在界面與操作上卻會有天翻地覆的變化。特別是在從C/S到B/S模式轉變的過程中,這個更加的明顯。遇到這種情況時,不少用戶就會感到迷茫。對于舊版本操作很熟練的用戶,在遇到新版本時,也會不知道如何操作,從而導致工作效率降低,甚至出現誤操作,從而給企業帶來不必要的損失。

  為此筆者認為,企業項目管理員在升級之前,需要先對新版本的操作層面進行評估。看看新舊版本的操作界面、操作方式上有沒有明顯的變化。然后根據變化的程度分別采取不同的培訓措施。如果變化大的話,那么就需要考慮到其可能會帶來的一系列風險。這個因素有時候也要加入到評估是否需要升級的決定中去。在ERP系統升級的時候,不變應萬變,還是蠻有道理的。當界面操作出現比較大的變化時,一定要加強對用戶操作的培訓,特別是對于一些容易出現錯誤的地方。同時需要加強對系統的檢測,追蹤是否有錯誤的操作。

  三、 選擇系統升級的時機。

  在系統升級的時候,即使準備工作做的最好,也往往會出現一些意外情況。為此筆者認為,不僅要認真考慮是否需要對系統進行升級;同時也要考慮,如果需要升級的話,在什么時候對系統進行升級比較好。對于這個系統升級的時間,筆者有兩個建議。

  一是最好選擇企業的經濟業務比較空的時候。不少的企業生產經營都會有一些周期性的變化。如對于一些外貿五金工具企業來說,往往7-11月份是其生產銷售的旺季。那么此時最好不要將系統升級的時間安排在這個時候。因為系統升級本身就是一件麻煩的時候,不能夠再給企業忙中添亂。而且當用戶一忙的時候,就必然會放松對數據的核對工作。此時如果萬一用戶的操作有什么不熟練的地方,出現差錯用戶也難以發現。所以最好將系統升級的時間定在企業的生產淡季,避開企業的高峰期。這也是為了保證新舊系統交替的穩定性。

  二是需要考慮升級的內容。如前段時間由于新企業會計制度的執行,不少ERP軟件公司都對ERP系統的財務模塊進行了升級。由于其變動比較大,ERP軟件公司不是將其當作補丁來處理,而是當作一個新的版本。對于這種情況,什么時候升級比較好呢?由于財務模塊的內容有其獨特的特點,即往往強調一個會計年度政策的穩定。為此對于業務性比較強的ERP軟件升級,有時候還需要考慮其業務的特殊性。像這種情況,最好能夠再年底完成系統的升級工作。然后在年初可以利用新的財務核算流程來統計業務。這就可以免掉不少的麻煩,如后續政策變更的麻煩。同時,這也是跟企業的實際業務操作流程相符的。因為大部分企業涉及到財務政策的變更,也往往選擇在下一個會計年度實施。否則的話,需要增加許多額外的調整工作。

  總之,這個系統升級的時機也非常重要。除了以上兩點之外,還需要注意一點。即當舊版本的系統還沒有穩定,那么千萬要注意不要急著升級系統。否則的話,那將是一件很糟糕的事情,很容易導致ERP項目中途流產。

  四、 不要急著升級。

  說句實在的話,新版本的ERP系統難免會存在一些漏洞。像微軟這么大的企業,其也需要不斷的發補丁來彌補新版本系統的開發漏洞。所以ERP企業開發的新版本中,也往往存在一系漏洞。這些漏洞可能企業自己測試很難發現,只有企業用戶在使用的過程中逐漸發現并報告給軟件公司。故那些第一批使用新功能的用戶,很可能成為了軟件公司的“小老鼠”,成為他們的試驗品。

  筆者在項目實施的過程中,從來不推薦用戶在ERP新版本剛面世的時候就進行升級。一般來說,如果企業有升級的需要,也推薦他們在第二個或者第三個版本出現的時候再進行升級。企業沒有必要為軟件公司去測試ERP系統是否存在漏洞。等到第二個或者第三個補丁出來之后,一些系統新版本的漏洞也發現并彌補的差不多了,此時再進行升級,就可以減少由此帶來的損失。要知道,通常情況下ERP軟件公司是不會為此帶來的損失進行買單的。

  總之,筆者認為在ERP系統升級的時候,不要太過于注重形式。或者簡單的認為,新版本肯定是好的。其實對于企業來說,沒有最好的說法。只要適合企業的、能夠滿足企業當前需求的,都是好的。等到企業發現ERP現有的功能無法滿足企業管理的需要了,再去考慮進行系統升級也來得及。



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